Déclaration 'vie privée' - candidats

Fluxys attache beaucoup d'importance au traitement correct et en toute sécurité des données à caractère personnel et au respect des règles légales y relatives.

La présente déclaration 'Vie privée' a pour objectif de vous informer sur le traitement de vos données à caractère personnel par Fluxys.

Ce document comprend toutes les informations légalement obligatoires prescrites par le GDPR (General Data Protection Regulation, ou Règlement général sur la protection des données).

Quelles sont les données à caractère personnel traitées par Fluxys ?

Fluxys traite potentiellement les catégories de données à caractère personnel suivantes :

Données d'identification par ex. nom, adresse, numéro de téléphone, ...
Données professionnelles par ex. métier, formations, expérience professionnelle, données de carrière, compétences linguistiques et autres, conditions de travail et contractuelles (actuelles ou proposées); ...
Données financières par ex. salaire (actuel ou proposé), autres rémunérations et avantages en nature, ...
Caractéristiques personnelles, physiques et psychiques par ex. date de naissance, nationalité, résultats des tests techniques et psychotechniques, données d'évaluation et de développement, possession du permis de conduire, ...
Données de santé par ex. dans le cadre d'examens médicaux imposés par la loi
Photos et images vidéo (par ex. caméras de surveillance, interview vidéo)

Qui est le responsable du traitement ?

Lorsque dans la présente Déclaration ‘Vie privée’, nous faisons référence à "Fluxys", nous entendons par là Fluxys SA, Fluxys Belgium SA et Fluxys LNG SA qui sont chacune responsable des traitements qu'elles effectuent. Elles peuvent être contactées par le biais du Fluxys Data Protection Officer (voir coordonnées ci-dessous).

Pourquoi Fluxys traite-t-elle vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre de la réalisation des activités de Fluxys, entre autres pour les finalités suivantes :

Recrutement et sélection
Politiques en matière de bien-être, de santé et de sécurité
Contrôle des accès et sécurisation des bâtiments et sites de Fluxys
Gestion des litiges

Ces traitements sont basés sur les fondements suivants :

à la suite de votre candidature, il est nécessaire pour Fluxys de pouvoir évaluer si une offre de contrat de travail peut être faite
c'est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de Fluxys ou d'un tiers (par ex. si nous enregistrons vos données à caractère personnel dans notre système administratif interne)
c'est nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales ( par ex. dans le cadre d'examens médicaux obligatoires)
quand vous avez marqué votre accord pour le traitement

D'où proviennent les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel que Fluxys traite sont en partie communiquées par vous-même, et en partie issues d'autres sources (telles que Fluxys même, des agences de recrutement et de sélection, des assessment et development centers, des personnes que vous avez indiquées comme référence, ...).

À qui Fluxys transmet-elle vos données à caractère personnel ?

En interne, l'accès aux données à caractère personnel est limité aux collaborateurs Fluxys (à savoir les travailleurs et tiers actifs au sein du groupe Fluxys) à qui les données sont utiles dans l'exercice de leurs fonctions.

De plus, il est possible que Fluxys, dans le cadre des fins mentionnées ci-dessus, transmette certaines données à caractère personnel à des parties externes (car elles ont besoin de ces informations pour pouvoir fournir des services à Fluxys), comme entre autres :

nos fournisseurs de services tels que des assessment et development centers, le conservateur de nos archives papier et les fournisseurs de services informatiques
nos conseillers professionnels comme des cabinets d'avocats

Dans ce cadre, il est possible que les données à caractère personnel soient transmises en dehors de l'Espace économique européen (par ex. si les serveurs d'un fournisseur de services se situent aux États-Unis d'Amérique, ou dans notre filiale en Suisse). Dans ce type de situations, Fluxys veille à ce que des mesures adéquates soient prises pour protéger les données à caractère personnel tel que prévu par la loi, par exemple en passant les accords nécessaires avec le fournisseur de services.

Pendant combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les fins concernées (voir ci-dessus), et en tenant compte des délais de prescription applicables à une plainte ou action en justice éventuelle.

Comment vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Les données à caractère personnel sont traitées conformément aux prescriptions légales en matière de traitement des données à caractère personnel. Fluxys prend à cet effet les mesures organisationnelles et techniques adéquates. Cela comprend entre autres des mesures de sécurisation des bâtiments et infrastructures informatiques de Fluxys, et diverses procédures internes relatives à l'accès aux données, à leur gestion et à leur confidentialité.

Quels sont vos droits par rapport au traitement de vos données à caractère personnel ?

Vous disposez de certains droits légaux concernant le traitement de vos données à caractère personnel. En résumé, il s'agit des droits suivants :

Information – Vous avez un droit à l'information concernant le traitement de vos données à caractère personnel. C'est pour cette raison que nous vous transmettons la présente déclaration 'Vie privée'.
Accès – Vous pouvez avoir accès à vos données à caractère personnel que nous traitons.
Rectification – Dans le cas où vos données à caractère personnel sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander à les rectifier ou à les compléter.
Effacement – Dans certains cas, vous pouvez demander que vos données à caractère personnel soient effacées (par exemple, si elles ont été traitées illégitimement).
Portabilité – Vous avez la possibilité, sous certaines conditions, d'obtenir vos données à caractère personnel sous une forme structurée et lisible par une machine afin de pouvoir les réutiliser à vos propres fins.
Limitation du traitement – Dans certains cas, vous pouvez demander de limiter le traitement (ultérieur) de vos données à caractère personnel. Par exemple : si vous doutez de l'exactitude des données à caractère personnel, vous pouvez demander la limitation de leur traitement pendant la période au cours de laquelle Fluxys vérifie leur exactitude.
Opposition – Vous pouvez vous opposer à certains traitements, par exemple s'il est basé sur les intérêts légitimes de Fluxys ou d'un tiers (voir ci-dessus), vous pouvez vous y opposer pour des raisons spécifiques à votre situation.
Retrait de son consentement – Si vous avez donné votre consentement pour un certain traitement, vous avez le droit de retirer ce consentement. Cela n'a pas d'influence sur la légitimité des traitements antérieurs à ce retrait.
Introduction d'une plainte – Si vous avez des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles par Fluxys, nous vous demandons de prendre d'abord contact avec le Fluxys Data Protection Officer (voir coordonnées ci-dessous). Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez également introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données.

Pour de plus amples informations à ce sujet, vous pouvez vous adresser au Fluxys Data Protection Officer (voir coordonnées ci-dessous) ou consulter le site web de l'Autorité de protection des données.

Si vous souhaitez exercer un de vos droits, n'hésitez pas à contacter le Fluxys Data Protection Officer (voir coordonnées ci-dessous).

Les droits précités ne sont pas absolus. Cela signifie que Fluxys pourra dans certains cas refuser d'accéder à votre requête (par exemple, si accéder à la requête pourrait porter préjudice aux droits ou aux intérêts légitimes de Fluxys) et / ou facturera une indemnité raisonnable pour les frais administratifs (par exemple en cas de requêtes très étendues).

Dans tous les cas, nous répondrons à votre requête le plus rapidement possible. S'il nous faut plus d'un mois pour le faire, nous vous en informerons.

Que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas transmettre de données à caractère personnel ?

Si vous ne souhaitez pas fournir certaines données à caractère personnel à Fluxys, ou si vous exercez votre droit légal d'effacement, de limitation, d’opposition ou de retrait de votre consentement (voir ci-dessus), les conséquences dépendent du type de données à caractère personnel et de la finalité du traitement. Dans certains cas, Fluxys ne sera cependant plus capable de tenir compte de votre candidature, par exemple si vous ne souhaitez pas que Fluxys enregistre vos données de carrière dans votre dossier de candidature.

Qui contacter pour toute autre question ?

Si vous avez d'autres questions concernant la présente Déclaration 'Vie privée' ou le traitement de vos données personnelles, n'hésitez pas à contacter le Fluxys Data Protection Officer : privacy@fluxys.com.